sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain
b. Fungsi surat menyurat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
c. Jenis-jenis surat menyurat
1. Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
2, Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
3. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya.
d. Contoh surat menyurat
1. Surat Dinas
Bandung, 2 Juli 2011
No : 99/KI/M/7.2011
Kepada Yth.
PT. Dino Kino
Bumi Sepoi Damai, Cicalengka Kav. 3
Perihal : Kunjungan Kerja Lapangan dan Industri
Teriring salam hormat kami sampaikan kepada Bapak beserta staf, semoga dalam keadaan sehat wal afiat, sukses dan mendapat kemudahan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Sesuai dengan pemberitahuan secara lisan melalui staf kami perihal kunjungan ini, maka melalui surat ini diberitahukan bahwa kami akan melaksanakan kunjungan industri dalam rangka pengembangan kurikulum Program Studi di perusahaan Bapak dengan jadwal sebagai berikut :
Hari / Tanggal : Kamis, 21 Juli 2011
Waktu :10.00 s.d 16.00 WIB
Selanjutnya apabila ada perubahan jadwal, kami akan mengkonfirmasi kepada Bapak secepatnya.
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
a.n. Rektor ,
Rektor Bid. Kemahasiswaan
Yus Saputra
NIP 93039303039309
Tembusan :
- Direktur (Sebagai Laporan)
- Ka. Bag. Keuangan
2. Surat Lamaran Kerja
Cibinong, 9 Juli 2012
Hal : Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth.,
Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Hand's Parmantindo
Jl. Raya Bumi Sentoda No. 5
Cibinong
Dengan hormat,
Bpk. Bambang Satrio, seorang asisten editor di PT.
Hand's Parmantindo, menginformasikan kepada saya tentang rencana
pengembangan Departemen Finansial PT. Hand's Parmantindo.
Sehubungan dengan hal tersebut, perkenankan saya mengajukan diri (melamar kerja) untuk bergabung dalam rencana pengembangan PT. Hand's Parmantindo.
Mengenai diri saya, dapat saya jelaskan sebagai berikut :
Sehubungan dengan hal tersebut, perkenankan saya mengajukan diri (melamar kerja) untuk bergabung dalam rencana pengembangan PT. Hand's Parmantindo.
| Nama Tempat & tgl. lahir Pendidikan Akhir Alamat Telepon, HP, e-mail Status Perkawinan |
: Florentina Putri : Probolinggo, 5 Agustus 1979 : Sarjana Akuntansi Universitas Pancasila - Jakarta : Perum Bojong Depok Baru 1, Blok ZT No.3, Cibinong 16913 : 021 - 87903802, HP = 0817 9854 203, e-mail = putri.flo@gmail.com : Menikah. |
Saat ini saya bekerja di PT. Flamboyan Bumi Singo,
sebagai staf akuntasi dan perpajakan, dengan fokus utama pekerjaan di
bidang finance dan perpajakan.
Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan :
- Daftar Riwayat Hidup.
- Foto copy ijazah S-1.
- Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.
- Pas foto terbaru.
Besar harapan saya untuk diberi kesempatan wawancara,
dan dapat menjelaskan lebih mendalam mengenai diri saya. Seperti yang
tersirat di resume (riwayat hidup), saya mempunyai latar belakang
pendidikan, pengalaman potensi dan seorang pekerja keras.
Demikian saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak.
Hormat saya,
Florentina Putri
3. Surat Niaga
PT Penerbit Guna Ilmu
Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan
Nomor : 543-2/BD-D/VII/10 Manado, 27 November 2010
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan
Kepada Yth. Kepala Bagian Penjualan
CV Cyber Komputindo Kompleks
Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13
Kami beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka, tgl. 11 November 2010.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.
Hormat saya,
Kepala Bagian Pembelia
